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Tips zum Telefonieren mit dem IT-Support 2

Heute: Die Voice Box
Es kommt ja ab und an vor, dass man mal nicht erreichbar ist. Sei es, dass man gerade ein anderes Gespräch führt oder man gerade nicht ans Handy kann.
Dafür gibt es ja dann die Weiterleitung auf die Voice Box, es ist ja dann auch nicht so schwer Name, Rückrufnummer und vielleicht noch eine Information um was es geht zu hinterlassen bevor man auflegt. Sollte man zumindest meinen, ist aber anscheinend nicht gerade einfach diesem stummen Diener sein Anliegen vorzutragen, so dass ich mich dann, wenn ich Zeit habe darum kümmern kann.

Ich habe da eine ganz einfach Regel bei verpassten Anrufen: "Wenn nichts auf der Voice Box ist, wars nicht wichtig". Damit fahr ich ganz gut, früher habe ich auch ohne Nachricht zurück gerufen, meist umsonst "hat sich schon erledigt" oder "habs schon wieder vergessen".
Natürlich gibt es Ausnahmen, zum Beispiel wenn ich auf den Anruf gewartet habe oder weiss, dass es wichtig ist.

Diese Regel wird auch an der Tech-Support-Hotline angewendet an der ich ab und an arbeite.
Dort gibt es aber noch so richtige Fälle von Gedankenlosigkeit, Telefonielegastenie oder ausufernde Mitteilsamkeit.

Gut, der grösste Teil hinterlässt eine ordentliche Nachricht mit Ansprechpartner und Anliegen, dicht gefolgt davon die Aufleger, danach kommt die Fraktion der Aufleger mit Kommentar wie "Immer das gleiche", "murmelmurmel" oder "scheiss Laden".

Als nächstes dann die Labertaschen, die offenbar austesten wollen, wieviele Minuten sie die Box volllabern können, bis sie dicht macht und auflegt. Diese Gruppe ergiesst einen wahren schwall aus Schilderungen ihres Problems inkulsive wilder Vermutungen, was es denn sein könnte über unsere Ohren nach zwei Minuten ist es dann vorbei, Verbindung getrennt, Telefonanlage legt auf, Supporter sitzt da, hat nen Berg an Infos, die meist keinen Sinn machen und auch keine Rückrufnummer, denn diese wird grundsätzlich immer erst am Schluss genannt. Naja, wofür gibts denn die Logfiles der Telefonanlage? Wir sind ja schliessliche Serviceorientiert.

Dann gibt es noch die Leute, die anrufen, in der Warteschleife landen und einfach mal den Hörer zur Seite legen, Kaffee kochen gehen, ein Schwätzchen halten oder Kunden beraten. Ist zwar auch mal nett in deren Alltag zu schnuppern aber helfen tut das keiner der beiden Seiten.
Ganz clever rufen an, kommen in die Warteschleife und legen dann den Anruf selbst in die hauseigene Warteschleife, dann dudeln sich beide Telefonanlage erstmal fröhlich voll, bis dann die Anlage des Kunden noch eine zwei Minütige musikalische Kostprobe ihres könnens, was meisten aus einer dudeligen Midiwiedergabe von "Für Elise" besteht. Auch total schön und spannend mit anzuhören, ok, zugegeben, eher nicht.
Damit sind schon wieder mindestens zwei Minuten Arbeitszeit verschwende und die Warteschlange der anrufenden Kunden wird dadurch auch nicht kürzer.

Das tolle ist dann noch, genau diese Typen beschweren sich dann später, wenn sie nochmal anrufen "da hab ich schon auf ihren Anrufbeantworter gespochen und mich ruft niemand zurück". Ja, wie denn auch?

Daher, wer etwas zu sagen hat möge doch bitte selbst, kurz und knapp eine Nachricht mit den wichtigsten Daten hinterlassen. Somit ist doch jedem geholfen.
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